De voorbereiding van een beurs is erg belangrijk en daar kunt u niet vroeg genoeg mee beginnen. Door middel van een goede planning kunt u namelijk veel problemen voorkomen en kunt u ook betere keuzes maken. In dit artikel leggen wij u voor hoe u 12 maanden van tevoren kunt beginnen met plannen.

12 maanden

U kunt een jaar van tevoren kijken welke beurzen interessant zijn en u kunt zich gaan verdiepen in bezoekersaantallen, geschiedenis van de beurs en het soort bezoekers. Ook kunt u zoeken naar ervaringen van vorige standhouders en aan de hand van de uitkomsten kunt u nagaan of u echt op deze beurs wilt gaan staan. Het is ook verstandig om alvast een schatting van uw budget te doen, evenals een schatting van de opbrengsten. Hierbij kunnen de opbrengsten direct en indirect zijn, bijvoorbeeld in de vorm van naamsbekendheid.

9 maanden

Wanneer het nog maar 9 maanden tot de beurs is, kunt u echt keuzes gaan maken. Zo kiest u de beurzen uit waar u echt wilt gaan staan en reserveer op deze plekken een standruimte. Als u op tijd bent met reserveren kunt u ook op strategische wijze de plaats van uw stand kiezen. U kunt ook gaan beginnen met een communicatieplan, mits u geen oud plan heeft klaarliggen. Als u deelneemt aan een internationale beurs is het verstandig om wat extra aandacht te besteden aan het logistieke gedeelte. Mogelijk moet u uw stand dan op een bepaalde plaats laten opbouwen. Bedenk ook wat voor stand u wilt inzetten. Kies u voor systeembouw? RHR Standbouw helpt u graag bij het maken van de juiste keuze.

6 maanden

Zorg ervoor dat u beschikt over een originele weggever. Hiermee kunt u veel bezoekers aantrekken en vervolgens aan u binden. Verder kunt u rekening houden met uw beursstand tegenover de bezoekers die u wilt bereiken. Zorg er dan voor dat het design van de stand uw boodschap volledig ondersteunt. Er zijn ook altijd drukwerk en promotiemateriaal beschikbaar, maar vraag dit vroegtijdig aan. Drukwerk kost altijd veel tijd en als er een foutje gemaakt wordt, heeft u nog genoeg tijd om hierop te wachten. RHR Standbouw kan dit allemaal voor u verzorgen. Wij ontwerpen de juiste stand en zorgen voor voldoende en goed promotiemateriaal.

3 maanden

Bepaal in dit stadium welke medewerkers u mee wilt naar de beurs en laat de medewerkers zo nodig een cursus volgen. Zorg er ook voor, in het geval van internationale beurzen, dat u op tijd een hotel en vliegticket reserveert. Anders heeft u wellicht niemand op de beurs zelf en dat zou zonde zijn.

1 maand

U kunt een maand van tevoren zorgen dat klanten u blijven volgen door frequente marketing in te zetten. Dit kan door bijvoorbeeld vrijkaartjes weg te geven en door mensen op de hoogte te houden. Dit kunt u ook doen door een sneak-preview  van een nieuw product of dienst te laten zien.
Controleer ook nog alle afspraken die zijn gemaakt en zorg dat u beschikt over brochures en ander materiaal voor na de beurs.

1 week

Zorg ervoor dat alle beurs medewerkers weten wat er van ze verwacht wordt. Maak ook een “to do“ lijstje met aandachtspunten, zodat u niet vergeet wat er nog te doen staat.

Op de beurs zelf

Wanneer het eindelijk zover is kunt u nog even met de gehele groep bijeen komen en de laatste instructies goed doornemen. Laat de medewerkers goed netwerken en zoveel mogelijk mensen aanspreken. U kunt ook een concurrentieonderzoekje doen door te kijken naar wat uw concurrenten goed of juist slecht doen. Als u deze dingen noteert kunt u erachter komen wat de trend in uw branche is en hoe u zich kunt onderscheiden op de volgende beurs.

Na de beurs kunt u de leads proberen te binden aan u en uw bedrijf door bijvoorbeeld een persoonlijk gesprek of per telefoon. Ook checkt u even naar de opbrengsten, uitgaven en het geschatte budget. Op basis van deze uitkomsten kunt u nagaan of u het de volgende keer anders gaat aanpakken of juist op dezelfde manier.

Wilt u meer weten over het maken van een planning voor een beurs of heeft u nog andere vragen overgehouden? Neem dan contact met ons op via ons contactformulier of bel via 0299 – 46 30 53.